Kui audiitor on valitud, siis saab alustada auditeerimisega.
Auditeerimise protsess
Audiitori all mõistame siin audiitorite meeskonda, keda juhib juhtiv audiitor. Audiitorite meeskonnas võib olla lisaks juhtivale audiitorile kaasaudiitor ja vaatlejad, kes soovivad taotleda auditeerimise kutset.
- Pädev asutus edastab audiitorile kogu teadaoleva ja asjakohase informatsiooni
- Audiitor kontrollib esitatud materjali ning vajadusel küsib puuduoleva informatsiooni
- Pädeva asutus edastab täiendava informatsiooni
- Audiitor töötab läbi esitatud materjalid ning koostab välivaatluste kava
- Välivaatlused tehakse sõltuvalt objektist ja auditeerimise etapist kas läbisõiduga (auto, jalgratas) või ka läbijalutamisega. Põhiprojekti (eelkõige olemasoleva tee rekonstrueerimise korral) ning avamiseelse etapi korral on vajalikud vaatlused nii päevasel ajal, kui hämaruses ja pimeduses.
- Välivaatlustel kogub audiitor võimalikult palju lisainformatsiooni konteksti ja võimalike ohtude kohta (fotod, videod, skeemid, jne)
- Audiitor alustab riskianalüüsi, vaadeldes projektlahendust erinevate kasutajate perspektiivist, hinnates liikumisvektoreid ja tekkivaid konflikte, keskkonna arusaadavust erinevates tingimustes jne.
- Riskikohad tähistatakse kaardil ja iga riski kohta koostatakse detailsem riskihinnang.
- Audiitor koostab auditi aruande koos kokkuvõttega ja kinnitab, et on auditi läbi teostanud erapooletult.
- Aruanne edastatakse pädevale asutusele ning projekteerijale või projekteerijale ja ehitajale (avamiseelne audit).
- Projekteerija või projekteerija ja ehitaja tutvuvad auditiga ning esitavad iga esitatud riski kohta oma seisukoha, mis võib olla nõustuv, või mitte nõustuv. vt ka allpool Eriarvamuste aruanne.
- Pädev asutus vaatab läbi auditi koos projekteerija/ehitaja tagasisidega ning vajadusel kutsub kokku koosoleku, kus täiendavalt osapoolte seisukohti selgitada.
- Pädev asutus lisab Eriarvamuste aruandesse oma lõpliku otsuse, kas nõustub riskiga või ei ning, kas riski leevendada ja kuidas või mitte.
Auditi dokumendid
- Auditi lähteolukorra ülevaade ja lähteandmete loetelu (Audit brief), mille koostab pädev asutus
- Auditi aruanne, mille koostab audiitor
- Kuigi tellijatel on kombeks ettte anda auditi aruande formaat ja osaliselt ka selle sisu, siis see peaks olema ikkagi audiitori valik, kuidas aruanne vormistada. Lähtuma peaks pideva parendamise põhimõttest ja ei tohiks kinni jääda stigmadesse. Kõige olulisem osa audiitori tööst on riskide tuvastamine ja hindamine, ning see peab olema ka selgelt aruandes esitatud. Käesoleval lehel leiab ka artikleid aruannete kvaliteediprobleemidest ja muid soovitusi kvaliteetse auditi hankimiseks.
- Pädeva asutuse otsus, mille lisaks on Eriarvamuste aruanne, mille koostavad audiitor, projekteerija/ehitaja ning pädev asutus.
- Audiitori ülesanne on tuvastada riskid ja hinnata nende tõenäosust ning raskusastet oma parimate teadmiste ja kogemuste kohaselt. Kuvõrd tellija ja projekteerija on kulutanud aega projektlahenduse koostamisele, siis võib juhtuda, et audiitori osundatud riskid nõuavad projekti ümbertegemist või isegi ehitatud tee ümberehitamist. Viimast püütakse küll igati vältida auditeerimisega projekteerimise etappides. Arusaadavalt on see ebameeldiv, kuid kui projekti jäetakse passivsed vead ehk ilmselged riskid, siis mis on auditi mõte?
- Kuivõrd audiitor peab olema erapooletu, siis ükskõik, kui ebameeldivana audiitori hinnangud paistavad, ei tohi projekteerija ega tellija avaldada survet nende muutmiseks. Oht on, et inimesed võtavad osundatud riske isikliku rünnakuna. Kuid kui tõmmata paralleeli silla projekteerimisele, kas eksperdi osundatud arvutusviga tuleks jätta parandamata, kui tagajärjeks võib olla silla varing?
- Liikluskeskkonna passiivsed vead ei ole nii ühesed, kui silla kandevõime arvutusviga, kuid kogu auditeerimise mõte on need vead tuvastada. Samas, alati on õigus jääda eriarvamusele ning vastutus jääb alati nn pädevale asutusele, kes peab otsustama, kas riski leevendada või mitte. Eriarvamuste käsitlemiseks tuleks koostada eriarvamuste aruanne.
Siit saate laadida soovitusliku Eriarvamuste aruande põhja Excel formaadis.